5. Genomföra och redovisa ditt projekt

Inlämnad ansökan

När din ansökan är inskickad till Region Kalmar län via Min ansökan får du ett ärende-ID från systemet. Detta följer ärendet till dess att det är avslutat.

När vi bedömer att ansökan är komplett går den vidare till beslut. Om sökt belopp är 500 000 kr eller lägre fattas beslut av den regionala utvecklingsdirektören i Region Kalmar län. Belopp däröver beslutas av Regional utvecklingsnämnd i Kalmar län.

För att ansökan ska beviljas medel måste den uppfylla följande formella krav:

  • Projektet bidrar till att uppnå målen i Regional Utvecklingsstrategi för Kalmar län.
  • Projektet ersätter inte ordinarie verksamhet – det ska addera ett mervärde och vara tillkommande verksamhet.
  • Projektet bidrar till att utveckla hållbarhetsperspektiven för ekologisk, ekonomisk och social hållbarhet, exempelvis jämställdhet, miljö och mångfald.
  • Projektet är idémässigt, finansiellt och geografiskt förankrat i regionen.

Därutöver bedömer vi ansökan bland annat med hänsyn till följande prioriteringsgrunder:

  • Projektet omfattar en större geografisk yta än enbart en kommun eller engagerar på annat sätt flera aktörer.
  • Projektet har koppling till andra aktuella regionala strategier eller planer.
  • Projektet har en tydlig strategi för uppföljning och utvärdering (lärande).
  • Projektet har EU-, nationell eller annan medfinansiering.
  • Projektet har en potential för fortsättning utan projektmedel och en plan för detta.

Beslutad ansökan

När vi har fattat beslut och ansökan beviljats medel alternativt avslagits skickas ett undertecknat beslut till din organisation. Vid ett beviljande är det viktigt att alla personer som är delaktiga i projektet läser igenom projektbeslutet med villkor och noterar vad som gäller angående genomförande, budget, projekttid, rapporteringsperioder, uppföljning, med mera. 

Det är viktigt att kommunicera att Region Kalmar län har finansierat projektet. Region Kalmar läns logotyp ska alltid finnas på det material som projektet producerar och offentliggör. Logotypen finns för nedladdning här.

Redovisning

Du redovisar ditt regionala projekt löpande under projektperioden, förslagsvis en gång per kvartal och minst en gång i halvåret, enligt riktlinjer för ansökan om utbetalning, se nedan.

Ansökan om utbetalning (rekvisition) ska göras i Min ansökan. Du gör alltså din rekvisition i samma portal som du söker regionala medel. Det gäller även när du söker medel från EU:s regionala utvecklingsfond (ERUF).

När du har loggat in i Min ansökan väljer du Regional utveckling, Mina sidor och i miljön Regional utveckling Projektmedel väljer du Ansök om utbetalning och anger ditt ärende-ID. När du kommer in i miljön för ansökan om utbetalning har du tre undermiljöer – Översikt, Utbetalningar och Lägesrapporter.

Översikt

Här ser du allmän information om ditt projekt, till exempel vilka i din organisation som är kontaktpersoner och därmed kan rapportera för projektet i Min ansökan.

Utbetalningar

När du öppnar Utbetalningar visas först en lista med eventuellt öppna och redan skickade utbetalningar. Du börjar med att skapa en ny utbetalning och ange redovisningsperiod för aktuell period du vill rekvirera medel för. Därefter öppnar du den specifika ”utbetalningen” avseende aktuell period. Miljön för Utbetalningar är indelad i fyra delar – Ekonomirapport, Utgifter, Medfinansiering och Dokument (se nedan). Den information vi efterfrågar här baseras på ditt ärendebeslut, budget och eventuella kommentarer från oss i tidigare utbetalningsbeslut.

Medlen betalas ut av oss via Tillväxtverket i efterskott mot redovisning av genomförda aktiviteter, uppnådda resultat och upparbetade kostnader. Du rekvirerar regionala projektmedel för aktuell redovisningsperiod. Rekvirerat belopp kan aldrig vara större än projektets faktiska kostnader (projektets nettokostnader), det vill säga totala projektkostnader exklusive bidrag i annat än pengar, med avdrag för projektintäkter. Inom total budget accepterar vi från Region Kalmar län vissa förskjutningar mellan kostnadsslag upp till 20% mot att förklaring ges i aktuell lägesrapport eller så snart eventuell avvikelse blir känd.

Ekonomirapport

Här kan du se totalt utfall i ditt projekt jämfört med budget. Alla belopp visas här per automatik.

Utgifter

Utfall av kostnader för aktuell period redovisas under Utgifter. Vi rekommenderar dig att läsa igenom de instruktioner som ges när du öppnar upp miljön första gången. Grunden i Min ansökan är att varje utgift (enskild affärshändelse) bildar en verifikatsrad. Antingen redovisar du affärshändelserna rad för rad, genom att välja Lägg till rad, i enlighet med de fasta rubrikerna som anges, eller väljer du att ladda upp en Excelfil till Min ansökan.

Region Kalmar län kan i vissa fall godta en förenklad redovisning av utgifter, där du tillåts att redovisa en rad per kostnadsslag. Detta bestäms i dialog med oss och kräver att du fyller i vårt Avstämningsunderlag för Utgifter.

Om du redovisar projektintäkter för aktuell period, tänk på att du inte ska ange något minustecken, utan Min ansökan ser det som en negativ utgift automatiskt.
Kom alltid ihåg att spara längst upp till höger när du är klar med redovisningen av utgifter.

Medfinansiering

Du redovisar den medfinansiering som har utbetalts från projektet medfinansiärer under aktuell period. Du väljer ”Lägg till en rad” för respektive medfinansiär. För respektive rad anger du aktuell finansiär i rullista (enligt ärendebeslut) och belopp som har utbetalats till projektet. Under ”Medfinansiering” redovisar du även Bidrag i annat än pengar.

Bidrag i annat än pengar

Bidrag i annat än pengar utgör både kostnader och finansiering i projektet som inte betalas och bokförs av den sökande organisationen utan av externa offentliga eller privata organisationer, som till exempel statliga organ, kommuner, regioner, självstyrelseorgan, stiftelser, kulturorganisationer och kommunala samverkansorgan. Du anger offentliga bidrag i annat än pengar under Medfinansiering, genom att välja det i rullistan, när du redovisar. Beloppet kommer automatiskt att även redovisas som en kostnad under Utgifter.

Exempel på bidrag i annat än pengar är eget arbete (personal hos medfinansiären som lägger tid i projektet), ideellt arbete samt lokaler som nyttjas av projektet. Eget arbete beräknas utifrån faktisk timlön och nedlagd tid i projektet enligt tidrapport för respektive person. Om timlönekostnaden inte kan styrkas får arbetsinsatsen värderas till högst 360 kronor per timme inklusive samtliga lönebikostnader. Detta förfarande ska först godkännas av ansvarig handläggare.

Dokument

Till din första ansökan om utbetalning (rekvisitionen) ska du alltid bifoga följande underlag:

  • Huvudbok och resultaträkning för projektet.
  • Avstämningsunderlag eller sammanställning över det ekonomiska materialet som kopplar ihop projektets kostnadsslag med huvudbokens konton. Ange vilket/vilka konton som hör till respektive kostnadsslag.
  • Lägesrapport som beskriver utfall av genomförda aktiviteter och kostnader mot beslut och budget.
  • Lönespecifikation för verifiering av utbetald lön avseende Personal. Anställningsavtal eller underskrivet intyg från chef om avdelad tid på projektet (om fast tid i procent per månad). Om varierande tid läggs ner varje månad eller enstaka timmar vid behov ska tidrapport med tillhörande beräkning av timlönekostnad bifogas.
  • Tidrapporter för redovisning av Bidrag i annat än pengar (eget arbete) i förekommande fall.
  • Kopior på fakturor och övriga bokföringsunderlag.
  • Upphandlingsunderlag avseende externa tjänster i förekommande fall.

Till din andra ansökan om utbetalning och framåt kan Region Kalmar län godkänna att endast ett urval av kostnadsunderlaget behöver bifogas ansökan om utbetalning. Detta bestäms i dialog med ansvarig handläggare.

Validera och skicka in din ansökan om utbetalning

När du är klar och har följt alla stegen ovan, fyllt i de uppgifter och bifogat de underlag som krävs väljer du att Validera din ansökan. Om något saknas eller har gjorts felaktigt får du felmeddelande. När allt är korrekt väljer du ”Skicka in din ansökan”.

När du har skickat in ansökan om stöd i Min ansökan ska ett missiv skrivas ut för underskrift av behörig företrädare för projektet.

Du mejlar det underskrivna missivet till Region Kalmar län: ansokan@regionkalmar.se och ansvarig handläggare.

Lägesrapporter

Lägesrapport lämnar du i samband med varje ansökan om utbetalning. Dels direkt i Min ansökan under Lägesrapporter genom att ange utfallet av dina indikatorer enligt ärendebeslutet, tillsammans med eventuella kommentarer, dels enligt mall från Region Kalmar län, som laddas ner på vår hemsida som en Wordfil. När du fyllt i filen bifogar du den under Dokument i miljön Lägesrapporter.

I lägesrapporten beskriver du projektets verksamhet under aktuell period, eventuella avvikelser, uppnådda resultat och uppföljning av indikatorer, samt dess koppling till redovisade kostnader och utfall mot planerad budget. Därutöver beskriver du särskilda insatser som bidrar till hållbarhetsperspektiven och hur du beaktat dem i genomförandet av projektets aktiviteter under aktuell period. Uppgifterna i rapporten ska återkoppla till vad som finns angivet i projektansökan. I samband med projektets sista ansökan om utbetalning ska du även lämna in en slutrapport (se nedan).

Uppföljning och utvärdering (slutrapportering)

Uppföljning av projektet sker löpande i samband med Ansökan om utbetalning och Lägesrapport mot planerade aktiviteter, delmål, indikatorer och budget (se ovan). I slutrapporten utvärderar vi tillsammans projektets resultat vid projektets slut samt förväntade effekter på lång sikt.

Slutredovisning tillsammans med slutrapport, enligt mall från Region Kalmar län, ska du lämna digitalt via Min ansökan senast det datum som anges i beslutet. Slutrapporten ska vara mer utförlig, analyserande och framåtsyftande än lägesrapporterna. Vi förväntar oss analys och reflektion kring hur väl projektet uppnått och/eller bidragit till måluppfyllelse, kostnadseffektivitet och hållbar utveckling, vilka framgångsfaktorer och fallgropar som du har identifierat, samt hur du planerar att ta om hand uppnådda resultat efter projektets slut.

Förändringar i projekt

Du tar kontakt med Region Kalmar län om det blir förändringar i projektet. Om vi bedömer att det krävs ett ändringsbeslut ska du skicka in en skriftlig begäran med motivering. Detta gäller även om stödet från Region Kalmar län endast utgör en mindre andel av den totala finansieringen i projektet.

Exempel på förändringar som kan kräva ändringsbeslut:

  • Budgetjustering då förskjutningar mellan kostnadsslag överstiger 20% alternativt motsvarar minst 20 000 kr.
  • Ändring av Region Kalmar läns procentuella andel av total finansiering.
  • Ändring av projektperiod.
  • Större ändring av projektets inriktning och genomförande.
  • Byte av medfinansiär.
  • Byte av projektägare.

Som projektägare ska du omgående rapportera till Region Kalmar län om projektet avbryts, försenas, byter projektledare eller om annan väsentlig ändring inträffar. Likaså ska eventuell namn- och adressändring meddelas.