3. Handledning till ansökan och budget

Ansökan om regionala projektmedel till Region Kalmar län görs
digitalt via Tillväxtverkets e-tjänst Min ansökan:

minansokan.se

Har du inget sedan tidigare skapar du ett användarkonto. Vid inloggning väljer du ”Logga in” uppe i högra hörnet. Välj sedan ”Regional utveckling – mina sidor” och ”Projektmedel” om du avser att söka regionala projektmedel. Välj ”Skapa projekt”
och namnge ditt projekt, varpå du väljer att ”Skapa ansökan”. Organisationen du söker från är Region Kalmar län.

Vid inloggning väljer du ”Projektmedel”om du avser att enbart söka regionala projektmedel, annars väljer du ”Medfinansiering EU”. Namnge därefter ditt projekt och välj sedan ”Skapa ansökan”. Organisationen du söker från är Region Kalmar län.

(Observera att Min ansökan kräver en kompatibel webbläsare som Google Chrome eller Ms Edge).

Uppgifter om sökande

Här anger du grundläggande information om din organisation/verksamhet.

Endast en juridisk person kan ansöka om regionala projektmedel. Det kan exempelvis vara en kommun, region/landsting, universitet, ekonomisk förening, ideell förening eller annan. Regionen gör endast utbetalningar till den sökande som är ekonomiskt ansvarig för projektet.

Ange vem/vilka som är behöriga firmatecknare för stödmottagaren. Ett intyg (missiv) som styrker uppgifterna är obligatorisk bilaga till ansökan, det genereras automatiskt när du slutför din ansökan, vi återkommer till det.

CFAR-nummer/arbetsställenummer är ett arbetsställes åttasiffriga identitet som tilldelas av SCBs Företagsregister. Om arbetsställenummer saknas eller inte är känt, kontakta SCB eller sök på www.cfarnrsok.scb.se.

De kontaktpersoner du uppger är de Region Kalmar län kommer att ha kontakt med via brev, e-post, telefon. Det är också de som får tillgång till Min ansökan och därmed kan rekvirera medel för ditt projekt. Vi rekommenderar dig att ange, som minimum, kontaktuppgifter för projektledare och projektekonom (OBS! E-postadress måste anges).

Därefter fyller du i ansökan som består av 9 arbetsflikar: ”Sökande”, ”Samverkansparter”, ”Betalningssätt”, ”Projektinformation”, ”Aktivitetsplan”, ”Budget”, ”Förskott”, ”Mina kontakter” samt ”Dokument”.

Samverkansparter

Här fyller du i uppgifter om eventuella samverkansparter om ditt projekt är ett samverkansprojekt. Samverkansparter betraktas även som medsökande och får del av stödet.

Projektinformation

Vilket/vilka problem vill projektet lösa?

Redogör för projektets huvudsakliga utmaning eller problem, vilket eller vilka utvecklingsbehov du har identifierat. Beskriv på vilket sätt projektet är efterfrågat och av vilka samt hur projektet är förankrat, både i din egen organisation och hos berörda samverkanspartners. Finns det några genomförda (för)studier, undersökningar, analyser, exempelvis en omvärldsanalys som samlar kunskap om branschen/sektorn? Finns det planer och forskning inom området, lagstiftning, konjunkturläge, konkurrensvillkor, osv, eller statistik som styrker behovet av projektet? Beskriv också orsakerna till att situationen ser ut som den gör och vilka följder den rådande situationen får om ingen gör något åt det. Ansöker du utifrån en utlysning, utgå ifrån den när du redogör för utmaningarna/problemen som projektet ska lösa.

Beskriv eventuella erfarenheter från tidigare eller pågående aktiviteter som har koppling till projektet. Beskriv om liknande verksamhet pågår regionalt, nationellt eller, om det är relevant för projektets verksamhet, internationellt och hur ditt projekt i sådana fall ska förhålla sig till detta.

Beskriv även utgångsläget för hållbarhetsperspektiv kring hållbar utveckling. Hållbarhetsperspektiven beskrivs mer ingående under avsnitt 4 i denna projektguide.

Sammanfattande beskrivning till Projektbanken

Beskriv projektet kortfattat på enkel svenska. Sammanfattningen ska ge en översiktlig bild av projektets bakgrund, mål och innehåll samt koppling till den regionala utvecklingsstrategin i Kalmar län. Region i Kalmar län kan komma att publicera din sammanfattning på webben.

Vilken/vilka är projektets målgrupp(er)?

Beskriv ditt projekts målgrupp. Vilka är det som efterfrågar projektet och tar del av resultaten? Målgruppen kan vara primär och sekundär, beroende på i vilken omfattning den påverkas av/påverkar genomförandet av projektet. Behöver du utveckla samverkan med nya målgrupper under projekttiden? Tydliggör gärna med vilka det redan finns ett etablerat samarbete och med vilka som du behöver utveckla samverkan under projekttiden.

malgrupp.png

Reflektera även över målgruppen utifrån ett jämställdhets- och mångfaldsperspektiv. Motivera exempelvis om representationen kvinnor och män är utanför 40/60-intervallet, samt om du planerar konkreta insatser för att försöka åtgärda nuvarande situation. För handledning om hållbarhetsperspektiven se avsnitt 4 i denna projektguide.

Vad förväntar du dig att projektets planerade aktiviteter ska leda till för målgruppen på kort sikt?

Här ska du beskriva vilka resultat som projektet ska leda till under projektperioden. Med resultat menar vi den förändring som har uppstått hos/för målgruppen vid projektets slut.

Projektmål och resultat

Ett projekt ska alltid ha projektmål med underliggande delmål. Målen ska följa en logik i både sammanhang och tid. Projektmålet (även kallat resultatmål) anger huvudinriktningen på ditt projekt och uttrycker vad projektet vill åstadkomma under projektperioden. Projektmålet beskriver den situation som råder efter projektavslut om projektet levererar förväntade resultat. Tänk även här på kopplingen till den regionala utvecklingsstrategin i Kalmar län.

Delmål

Projektmålet kan brytas ner i flera delmål som är kopplade till de aktiviteter du genomför i projektet. Delmålen är ofta kopplade till de orsaker som anges i grunden till projektets huvudsakliga utmaning eller problem. Försök att hålla antalet delmål mellan tre och sju, har du fler kan det vara klokt att dela in projektet i flera projekt.

Använd gärna de så kallade SMART-kriterierna som ett stöd när målen formuleras, de beskrivs i avsnitt 1 i denna projektguide.

Indikatorer

Du behöver definiera indikatorer för att mäta måluppfyllelsen på projektmål och delmål. En indikator är ett mått som mäter projektets avsedda resultat under projektperioden. Den kan mäta kvantitet och kvalitet. Ett exempel kan vara att mäta deltagare, uppdelat på kvinnor och män, i aktiviteter och förändringar i deras kunskapsnivå. Du följer upp dina indikatorer i samband med läges- och slutrapport.

Kommunikation

Beskriv hur projektets kommunikation kan vara ett sätt att bidra till kunskapsutveckling och lärande utanför den egna projektorganisationen.

Projektet ska kommunicera och informera om verksamheten under projekttiden samt uppnådda resultatet efter projektets slut.

Uppföljning/Utvärdering

Här beskriver du hur projektets verksamhet kommer att följas upp och utvärderas inom och/eller utanför den egna organisationen, exempelvis om du har en plan för uppföljning och utvärdering. Uppföljning och utvärdering liknar varandra på flera sätt. Uppföljning handlar om projektmålens utfall. Utvärdering handlar om hur du genomför projektet och vad aktiviteterna leder till på kort och lång sikt, alltså deras resultat och effekter och till vilken grad projektet når sina mål.

Beskriv om och hur projektet planerar att följa upp påverkan på kriterierna för hållbar utveckling, exempelvis jämställdhetsperspektivet. För handledning om hållbarhetsperspektiven och kriterier för hållbar utveckling, se avsnitt 4 i projektguiden.

Vilka effekter - hos målgruppen eller i samhället - förväntar du dig att projektet uppnår på lång sikt?

Effekter på lång sikt, så kallade effektmål, uttrycker det resultat som uppstår när målgruppen för projektet använder sin nya kunskap i konkreta handlingar. Det kan till exempel handla om förändringar av beteende eller arbetssätt. På så vis bidrar det till de förändringar i samhället som projektet syftar till.

Övergripande mål och effekter

Beskriv det övergripande målet (5-10 års sikt efter projektavslut) och vilka effekter det förväntas få om det uppnås. Tydliggör på vilket sätt projektet bidrar, antagligen parallellt med andra insatser, projekt och händelser i vår omvärld, till att det övergripande målet kommer att uppnås. Det är viktigt att det övergripande målet är kopplat till Kalmar läns regionala utvecklingsstrategi.

Med effekter menar vi projektets inverkan på framtida händelser efter projektets slut. Beskriv därför också hur projektet kan bidra till att uppnå det övergripande målet på lång sikt samt hur förväntade resultat och effekter på sikt bidrar till ökad tillväxt och regional utveckling.

Kommer det att finnas någon verksamhet efter projekttiden? Vem ansvarar för att, och vem/vilka kommer att nyttja, resultaten används efter projekttidens slut? Beskriv eventuella planer och finansiering för en framtida verksamhet. Beskriv hur projektets resultat ska spridas mellan samarbetspartners och till intressenter och allmänhet. Beskriv om ni har planerat någon publik spridningsaktivitet. Beskriv även på vilket sätt projektets resultat och effekter påverkar hållbar utveckling. För handledning om hållbarhetsperspektiven och hållbar utveckling, se avsnitt 4 i denna projektguide.

Projektets koppling till relevanta strategiska dokument och andra projekt/insatser

Beskriv hur projektet bidrar till uppfyllelse av olika strategiska målsättningar, särskilt Regional utvecklingsstrategi i Kalmar län. Beskriv även hur projektet bidrar till andra relevanta styr- och strategidokument såväl regionalt, nationellt som internationellt. Se även avsnitt 2, andra relevanta strategier.

Om ditt projekt är samordnat med andra pågående projekt, insatser eller aktiviteter vill vi att du beskriver det. Knyt gärna an till det du skriver om i bakgrunden till projektet.

Hur ska projektet organiseras och styras?

Beskriv kortfattat hur organisationen för att genomföra projektet kommer att se ut. Det är bra om det framgår hur kompetens, ansvar och roller är kopplade till projektets genomförande, samt de personella resurserna upptagna i projektets budget. Om du ska göra inköp/upphandlingar, beskriv kompetens/resurser för att göra detta. Kommentera om resurserna finns på plats eller om du behöver anställa och/eller anlita konsult.

Beskriv även eventuella samarbetsparter som ska ingå i projektet och deras roller.

Roller i ett projekt

  • Projektägaren är den organisation som beslutar om att starta och avsluta ett projekt och ansvarar för att definiera syfte och mål för projektet samt utse eventuell styrgrupp och projektledare. Projektägaren ansvarar för att avgöra om projektets förväntade resultat har uppnåtts samt ta hand om projektets resultat.
  • Styrgruppen fattar de avgörande besluten i projektet och bör därmed bestå av personer med beslutsbefogenheter och ett stort intresse för projektets genomförande. Projektägaren kan själv utgöra styrgrupp vid mindre projekt. Projektägaren är vanligtvis ordförande i styrgruppen.
  • Projektledare är den person som på projektägarens uppdrag har ansvar och befogenheter för att leda ett projekt och en eventuell projekt-/arbetsgrupp. Projektledaren är ansvarig för att projektets mål uppfylls, det vill säga att leverera de resultat som projektet ska uppnå.
  • Projekt-/arbetsgrupp är personer som aktivt och fortlöpande utför arbete i projektet och som rapporterar antingen direkt eller indirekt till projektledaren. Gruppens sammansättning är beroende av det problem som ska lösas och kan variera utifrån vilken fas projektet befinner sig i.
  • Referensgrupp är utsedda personer som var för sig eller tillsammans är rådgivande till projektledaren och/eller styrgruppen. Rätt använd är en referensgrupp ett mycket effektivt stöd för projektledaren när projektet ska hålla kursen mot ett mål som inte bara överensstämmer med planerna, utan också intressenternas förväntningar.

Hur ska projektet avgränsas från ordinarie verksamhet?

Projekt ska tillföra något utöver ordinarie verksamhet. Projektmedel syftar till att tillföra särskilda resurser till din organisation för att lösa en utmaning eller ett problem i verksamheten som inte ryms inom ordinarie verksamhetsbudget. Ofta handlar det om verksamhets- och metodutveckling, test av nya arbetssätt och produkter eller tjänster. Normalt sett är driftsstöd inte stödberättigat. Vi ser gärna att du beskriver hur projektets aktiviteter är avgränsade mot ordinarie verksamhet hos sökande och/eller samverkansaktörerna.

ansOrganisation2.jpg

Hur är hållbarhetsaspekter integrerade i projektet?

Projektet och aktiviteterna ska bidra till att ekonomisk, ekologisk och social hållbarhet förbättras. Beskriv översiktligt projektets värden kopplat till våra prioriterade hållbarhetsperspektiv, miljömässig hållbarhet, jämställdhet och mångfald, som beskrivs närmare i avsnitt 4.

Beskriv exempelvis hur du har beaktat/beaktar hållbarhetsperspektiven i planering, genomförande och uppföljning av projektet och dess aktiviteter. Till din hjälp finns mall för förändringslogik för hållbarhetsaspekter.

Vilken/vilka kommuner eller län ska projektet omfatta? 

Här anger du vilken/vilka kommuner/län som projektet kommer att omfatta.

Aktivitetsplan

Här anger du ditt projekts start- och slutdatum. Din aktivitetsplan ska bestå av minst en aktivitet. Det går dock att ange flera aktiviteter och delaktiviteter.

Tänk gärna utifrån projektets aktiviteter i huvudaktiviteter och delaktiviteter för att ge en tydlig beskrivning av vilka aktiviteter som hänger samman. Dina aktiviteter ska vara kopplade till projektmålet och relevanta delmål. Beskriv varje aktivitet och delaktivitet på en så detaljerad nivå att det går att förstå vad som du menar med aktiviteten. Beskrivningen ska underlätta en bedömning av beräknad tids- och kostnadsram eftersom aktivitetsplanen ska knyta an till de planerade resurserna i projektets budget.

Vi rekommenderar att du har aktiviteter för kommunikation och spridning av projektets resultat liksom aktiviteter för uppföljning och utvärdering av projektet.

Beskriv även hur hållbarhetsperspektiven beaktas i planering av projektets aktiviteter och om några konkreta insatser planeras för att stärka projektets bidrag till hållbar utveckling.

Budget

Det är obligatoriskt att bifoga en specificerad ifylld budget till ansökan. Använd någon av våra hjälpmallar för Budget. Notera att olika kostnadsslag är aktuella om det är regionala projekt eller EU-medfinansiering. Vi rekommenderar att du gör din budget i mallen innan du fyller i din ansökan digitalt.

Enligt Förordning (2003:596) om bidrag för projektverksamhet inom den regionala tillväxtpolitiken 5 § får bidrag för ett projekt inte utgöra driftsstöd. Bidrag enligt denna förordning får lämnas med högst 50 procent av de stödberättigade utgifterna för projektet. Bidraget kan aldrig vara större än projektets faktiska kostnader (projektets nettokostnader), det vill säga summa projekt-kostnader exklusive bidrag i annat än pengar.

Vilka budgetår ska jag välja?

Du ska ange alla kalenderår som helt eller delvis ingår i projektperioden.

Exempel: Ditt projekt startar i november 2020 och slutar i april 2022. Välj då från och med år 2020 till och med år 2022.

Hur detaljerad ska min budget vara?

Budgetera på en så detaljerad nivå att projektutvecklaren kan ta ställning till budgetens rimlighet. Tänk på att matcha kostnader med aktiviteter i aktivitetsplanen.

För kostnadsslaget Investeringar material och externa lokaler, lägg till en rad för varje investeringsobjekt och/eller typ av lokal. Ange total beräknad kostnad per år för respektive investering.

Kostnader

För regionala projekt gäller nedan angivna kostnadsslag:

  • Investeringar, material och lokaler
  • Externa tjänster
  • Schablonkostnader
  • Personal
  • Resor och logi
  • Projektintäkter (negativ kostnad)

För projekt som medfinansieras av EU tillkommer dessutom:

  • Enhetskostnader (ESF)
  • Kontor och administration (Interreg)
  • Investeringar i portföljbolag (ERUF)
  • Utrustning (Interreg)

Använd de kostnadsslag som är aktuella för ditt projekt och som är godkända för det stöd du söker. Schablonkostnader kan exempelvis omfatta olika typer av kostnader beroende på finansiär. Det kan variera och därför är det bra att kontrollera med din projektutvecklare vilka kostnadsslag som gäller och vad som ingår i respektive kostnadsslag.

Stödberättigade kostnader

Grundläggande för att kostnader i ett projekt ska vara stödberättigade är att de uppkommit under projekttiden och är nödvändiga för projektets genomförande.

De ska vara betalda, bokförda, styrkta och kostnadseffektiva. Du styrker kostnaderna genom fakturor, bokföringsunderlag eller andra handlingar.

Oavsett om du som stödmottagare omfattas av lagen om offentlig upphandling eller inte ska du tillämpa ett affärsmässigt upphandlingsförfarande. Detta innebär att alla inköp av varor eller tjänster ska utsättas för konkurrens.

Vi rekommenderar att vid direktupphandling, som är den vanligaste formen, ta in prisuppgift och dylikt från minst tre leverantörer samt motivera och dokumentera valet av leverantör. Stäm av mot din organisations upphandlingspolicy. Ska du göra omfattande inköp av tjänster i projektet kan det vara klokt att upprätta en upphandlingsplan som du bifogar ansökan.

Investeringar, material och lokaler

Omfattar investeringar och inköp av utrustning för stadigvarande bruk. Det du tar upp som en investering bör ha en ekonomisk livslängd på minst tre år.

Externa tjänster

Avser kostnader för köpta tjänster från extern leverantör där du som sökande organisationen inte har arbetsgivaransvar. Konsultkostnader är exempel på kostnader under detta kostnadsslag. Tänk på att Lagen om offentlig upphandling (LOU) eller ett upphandlingsliknande förfarande kan bli aktuellt för detta kostnadsslag.

Schablonkostnader

Schablonkostnader kan vara kostnader för lokaler, el, värme, vatten, telefon, kopiering, IT-tjänster, administrativ personal, som projektet nyttjar i sökandes organisation. Tänk på att det kan variera från finansiär till finansiär.

Personal

Personalkostnader är lönekostnader för personer som är anställda för projektet och som avlönas av den sökande organisationen. Du anger kostnaden i separat flik per person/position i projektet. Det är endast den tid som personen arbetar i projektet som är stödberättigande. Personal som arbetar varierande eller enstaka timmar i projektet ska redovisa sin arbetade tid. För övrig personal räcker det med bokförd lönekostnad (hel- eller deltid). Du anger namn, befattning, aktuell månadslön, lönebikostnader, sysselsättningsgrad samt hur många månader respektive person/befattning beräknas arbeta i projektet i din budget.

Resor och logi

Här anger du kostnader för resor och logi för projektets medarbetare. Resor och logi för inhyrda konsulter ska du generellt ta upp under externa tjänster, men kan variera från finansiär till finansiär.

Projektintäkter (negativ kostnad)

Anges med ett minustecken före belopp. Om ditt projekt kommer att ha intäkter ska du ange dessa under denna punkt. Exempel på intäkter kan vara biljettintäkter, deltagaravgifter för konferens, uthyrning, försäljningsintäkter. I ditt projekt ska du göra avdrag för projektintäkter från projektets kostnader för att erhålla projektets nettokostnader. Du ska täcka projektets nettokostnader av projektets planerade finansiering. Detta beräkningssätt innebär att finansiärernas procentuella andel inte kommer att förändras beroende på utfall av nettokostnad.

Finansiering

I ditt projekt kan du ha olika typer av finansiering. Förutom den delen du söker finansiering för finns kontant medfinansiering (offentlig och/eller privat) samt bidrag i annat än pengar. Detta ska du skilja på i din budget.
För offentlig kontant finansiering, ange i beskrivningen från vilket anslag den kommer. Om du inte vet vilket anslag som ska användas, skriv vet ej.

För privat kontant medfinansiering, ange i beskrivningen från vilken aktör det kommer.

Finansieringsbudgeten ska balansera mot kostnadsbudgeten. Finansiering från Region Kalmar län kan högst uppgå till 50 % av projektets totala kostnad.

Bidrag i annat än pengar

Bidrag i annat än pengar utgör både kostnader och finansiering i projektet som inte betalas och bokförs av den sökande organisationen utan av externa offentliga eller privata organisationer. Bidrag i annat än pengar kan till exempel vara i form av personal (eget arbete) som finansiären bidrar med utan att fakturera projektet eller lokaler som nyttjas av projektet. Stäm av detta i förväg med Region Kalmar län om det blir aktuellt. Tänk på att du ska ange offentliga bidrag i annat än pengar både som en kostnad och som medfinansiering i projektets budget.

Eget arbete beräknas utifrån faktisk timlön och nedlagd tid i projektet enligt tidrapport för respektive person. Om timlönekostnaden inte kan styrkas får arbetsinsatsen värderas till högst 360 kronor per timme inklusive samtliga lönebikostnader. OBS! Viktigt att ha en dialog med ansvarig handläggare kring detta.

Förskott

Om vissa kriterier är uppfyllda kan du söka förskott för utgifter i ditt projekt. Kontakta den myndighet du söker finansiering hos för att få reda på vilka förskottsbestämmelser som gäller för ditt projekt.

Mina kontakter

Här lägger du till namn och funktion på de personer som är delaktiga i projektet till exempel projektledare, ekonom med flera samt deras organisationstillhörighet och kontaktuppgifter.

Dokument

För att din projektansökan ska vara komplett och kunna beredas behöver Region Kalmar län ett antal dokument bifogade till ansökan.

Följande dokument är obligatoriska och ska alltid bifogas ansökan:

  • Underlag som styrker behörig företrädare
  • Budget
  • Jämställdhetsplan/policy för din organisation
  • Medfinansieringsintyg eller beslut (om det är flera finansiärer)

Du ska ha medfinansieringen ordnad innan Region Kalmar län kan fatta beslut om stöd. I budgeten ska det framgå vilka organisationer som deltar med offentlig respektive privat medfinansiering i projektet.

Som stöd i ditt arbete med att integrera hållbarhetsaspekter i din projektansökan finns mall för förändringslogik för hållbarhetsaspekter. Om du använder dig av den i planeringen av ditt projekt bifoga den gärna till din ansökan.

Skicka in din ansökan

När du är klar och har följt alla stegen ovan, fyllt i de uppgifter och bifogat de underlag som krävs väljer du att Validera din ansökan. Om något saknas eller har gjorts felaktigt får du felmeddelande. När allt är korrekt väljer du ”Skicka in din ansökan”.

När du har skickat in ansökan om stöd i Min ansökan genereras ett missiv automatiskt. Missivet skrivs ut och skrivs under av behörig företrädare för projektet. Du mejlar det underskrivna missivet till Region Kalmar län: ansokan@regionkalmar.se och ansvarig handläggare.

När ansökan inkommer till Region Kalmar län skapas ett ärende-ID för projektet i Min ansökan. Detta ärende-ID är projektets unika nummer för både dig och Region Kalmar län i beredningen av din projektansökan.