1. Planera ditt projekt

Att planera ett projekt handlar om fokus på rätt saker och att ha en tydlig huvudutmaning.

Att planera ett projekt och att skriva en ansökan är inte samma sak. Planering handlar om att skapa en tydlig projektlogik, som fokuserar på rätt saker och möter en tydlig huvudutmaning. Att söka projektfinansiering innebär att utgå från intentioner och mål i programdokument, riktlinjer och specifika utlysningar.

Genom att börja med en metodisk planering kan du förankra din satsning hos berörda intressenter och ta fram tydliga mål för projektet. Det är också lättare att integrera de så kallade hållbarhetsperspektiven i projektets alla delar om du gör detta redan i planeringsstadiet innan du går vidare till att söka projektfinansiering.
Läs mer om hållbarhetsperspektiv i avsnitt 4 i projektguiden och använd gärna mall för förändringslogik som stöd.

När du ska utveckla ditt projekt är följande steg ett stöd för att
skapa en ”röd tråd” i ditt projekt och bidrar till en tydlig projektlogik.
Stegen beskrivs under punkterna nedan.

Beskriv varför projektet behövs

Innan du börjar planera ditt projekt är det viktigt att du ställer några kontrollfrågor för att bedöma behovet av projektet:

  • Vilken utmaning utgår projektet ifrån?
  • Varför behövs projektet och vad händer om det inte genomförs?
  • Vem/vilka efterfrågar projektet?
  • Vilka aktörer är viktiga att ha med i projektet?

Ta gärna en tidig kontakt med våra projektutvecklare för att diskutera din idé. Inför ett sådant möte vill vi att du har svarat kort på frågorna ovan. Använd vår ”Mall för en tidig projektidé”.

Sätt projektet i sitt sammanhang

När du planerar ditt projekt är det viktigt att du sätter det i sitt sammanhang och tar tillvara de kunskaper och erfarenheter som finns på området. Annars finns risken att du upprepar redan beprövade metoder, som kanske inte löser projektets huvudutmaning.

Du kan exempelvis utgå ifrån:

  • Bakgrundsfakta.
  • Genomförda förstudier.
  • Statistik.
  • Liknande projekt (tidigare och pågående, till exempel i andra delar av landet).
  • Omvärldsförändringar och trender.

Ringa in projektets intressenter och förankra din idé

Ett projekt sker alltid i samspel med andra och för att skapa nödvändig förankring behöver du klargöra vilka som påverkar och påverkas av projektet.

Här brukar man prata om projektets intressenter, som innefattar projektägare, målgrupp, beslutsfattare, expertis, finansiärer med flera. Frågor du kan ställa dig är:

  • Vilka drar nytta av projektet och finns det skillnader beroende på kön, ålder eller utländsk bakgrund?
  • Vilka aktörer behövs för att planera och genomföra projektet?
  • Vilka kompetenser behövs?

Intressenterna kan delas in i fyra olika grupper, enligt modellen nedan, som en hjälp att sortera på vilket sätt de påverkar/påverkas av projektet. Utifrån denna sortering kan du hantera intressenterna olika.

I projektutvecklingen är det viktigt att du har ett öppet förhållningssätt och är nyfiken och lyhörd för olika intressenters synpunkter oavsett om de är positiva eller negativa till idén.

plan-bild2-diagram.jpg      

Identifiera projektets viktigaste utmaning

För att få ett tydligt fokus i projektet och veta vilka aktiviteter och mål som du ska sätta är det viktigt att identifiera den huvudsakliga utmaningen (kallas ibland problem). Här behöver du ha ett öppet tankesätt och involvera intressenterna för att ta hänsyn till olika aspekter och perspektiv. Du kan formulera utmaningen genom att rita upp ett så kallat problemträd med en problemformulering:

  • Huvudproblemet/utmaningen placerar du i mitten.
  • Orsaker till problemet är trädets rötter.
  • Vad som händer om du inte åtgärdar problemet, det vill säga effekterna av det, utgör trädets krona.

En utmaning/problem kan ha många fler orsaker och effekter än ett enskilt projekt kan hantera. Då är det viktigt att du gör en tydlig avgränsning så att projektet inte blir för spretigt.

mal-effekt-matris.png


I projektutvecklingen är det ganska vanligt att gå tillbaka och ändra i problemträdet efter hand. Ofta har du som initiativtagare en ganska tydlig bild av den  huvudsakliga utmaningen. Det är vanligt att du får omformulera den när nya intressenter och perspektiv tillkommer.

Sätt upp mätbara mål i projektet

För att veta om ditt projekt har löst den huvudsakliga utmaningen och gett de resultat som du eftersträvat är det viktigt att ha projektmål som är mätbara. Var nog med att skilja på vad som är mål och aktiviteter i projektet.

Exempel: Att till exempel arrangera 15 seminarier är inget mål, utan en aktivitet. Målet kan däremot vara att öka kunskapen hos de som deltar i seminarierna. Ett bra sätt att tänka är att aktiviteter är ett sätt att uppnå projektmålen medan målen i sig syftar till att beskriva en önskad förändring hos projektets målgrupp
eller i omvärlden. Beroende på när målen tidsmässigt ska vara uppfyllda kan du
dela in dem i kategorier:

  • Övergripande mål (även kallat effektmål): Vad ska projektet
    bidra till att förändra?
  • Projektmål: Hur ser situationen ut när projektet är slut?
  • Delmål: Vad uppnår du under projektets gång? Tänk på att delmålen ska knyta an till projektmålen. I normalfallet är tre till sju delmål att rekommendera.

Som en hjälp för att formulera projektets mål kan du använda problemträdet. Den huvudsakliga utmaningen/problemet kan du skriva om till projektmål, effekter till över- gripande mål (effektmål) och orsaker till delmål.

Mål och mått

För att göra målen tydliga och relevanta är det bra att utgå från så kallade ”SMARTa mål”, som står för specifika, mätbara, accepterade, realistiska och tidsbestämda. Att definiera smarta mål är dessutom viktigt för att enkelt följa upp projektets verksamhet och resultat.

De så kallade SMART-kriterierna ser du nedan. De kan du använda som ett stöd när målen formuleras:

smart2.png

  • Specifika – är målen tydliga och väldefinierade, exempelvis förändring av vad och för vem?
  • Mätbara – är målen mätbara, uppföljningsbara och/eller kvantifierbara?
  • Accepterade – kan alla parter förstå och vara överens om målen?
  • Realistiska – kan målen uppnås med befintliga resurser, mandat och inom utsatt projekttid?
  • Tidsbegränsade – finns det en tidsram/plan för när målen ska uppnås?

När du ska mäta dina uppsatta mål tänk på att definiera mått (även kallat indikatorer) för att mäta hur väl du når både projektmål och delmål.

Om måtten är svåra att definiera kan det bero på att målen för projektet är otydliga. Du kan få stöd i arbetet med att definiera mått för att mäta projektets utfall och förändring genom att fundera över:

  • Mäter det definierade måttet aktuellt mål?
  • Är det ett lämpligt mått för att mäta över tid?
  • Behöver du ta fram ett utgångsvärde innan projektet startar?
  • Fångar måttet upp avvikelser från målet?
  • Kommer det att vara möjligt att samla in ett utfall och analysera detta?
  • Kommer informationen som du samlar in att vara användbar och kommer värdena att vara tillförlitliga?

Planera för hur projektets resultat och verksamhet ska tas tillvara

Projektägaren tillsammans med projektets styrgrupp har det största ansvaret för att uppnå målen med projektet och att resultaten kommer till användning. När du avslutar projektet är det endast den operativa projektverksamheten som ska upphöra. Det är projektägarens uppgift att därefter sprida, förvalta och använda resultaten för att skapa långsiktiga och hållbara effekter. De resultat och erfarenheter som du har gjort i projektet ska överföras till nya sammanhang för att vidareutvecklas. När du använder resultaten på ett ändamålsenligt sätt går det att se effekterna av projektet. 

Tänk långsiktigt och i effekter redan under planeringen av projektet. Gör en plan för hur du ska ta tillvara eller fasa in projektets resultat och verksamhet i ordinarie verksamhet efter projektavslut.

Beskriv aktiviteter som behövs för att uppnå målen

Aktiviteter är de insatser eller åtgärder som du behöver genomföra för att ta dig an de utmaningar projektet står inför och uppnå målen.

  • Resonera kring ansvar, vem/vilka ansvarar för respektive aktivitet? Se till att du kommunicerar och förankrar i projektorganisationen.
  • Vid större projekt med flera delmål är det bra att upprätta en aktivitetsplan per delmål. Vissa aktiviteter kan bidra till att uppnå fler än ett delmål och därför innefattas i mer än en aktivitetsplan.
  • Fundera kring hur du ska följa upp och utvärdera projektet, till exempel om det är något ni kan göra själva eller behöver köpa in en tjänst för. I lite större projekt bör en uppföljningsplan upprättas.
  • Tänk på att det ska finnas en logisk koppling och rimlighet mellan planerade aktiviteter och de resurser ni planerar och budgeterar för (se nedan).

Säkra resurser för att genomföra projektet

Det är viktigt att vara överens inom projektorganisationen och med projektets intressenter vilka som, och på vilket sätt, ska vara involverade i genomförandet av projektet. Här är några punkter att tänka på när det gäller vilka resurser som krävs för att genomföra planerade aktiviteter:

  • God genomförandekapacitet i form av relevant kompetens i den egna organisationen alternativt inköpt/inhyrd: Projektledning, Ekonomi och rapportering, Information och kommunikation, sakkunniga, engagerad styrgrupp.
  • En tydlig ansvars- och rollfördelning inom projektorganisationen, kopplat till planerade aktiviteter, för de resurser som finns att tillgå. Glöm inte att förankra och kommunicera i den egna organisationen.
  • Behövs fysiska resurser i form av lokaler, utrustning, teknik, material, med mera i projektet och ska du köpa in externt eller finns dessa resurser hos projektägaren?
  • De planerade resurserna ska mynna ut i en detaljerad budget med tydlig koppling till aktiviteterna.
  • Tänk långsiktigt om framtida verksamhet och finansiering, till exempel hur ni efter projektet kan fasa in resultaten i ordinarie verksamhet.

Hantera risker i projektet

Det är bra att resonera om de hinder eller risker som kan uppstå i ett projekt och vilka konsekvenser de kan få. Utifrån vilka risker som du identifierat är det klokt att upprätta en så kallad riskhanteringsplan, som talar om hur du kan åtgärda riskerna i händelse av att de inträffar. Tänk på att antaganden om risker ska vara realistiska.

Exempel på interna risker:

  • Nyckelperson i projektet slutar.
  • Viktig aktör/samarbets-/samverkanspart drar sig ur.
  • Delar av medfinansieringen uteblir.
  • Horisontella kriterier visar sig svåra att integrera och använda som verktyg.
  • Brist på engagemang från målgruppen.
  • Projektet styr inte mot uppsatta mål.
  • Projektet levererar inte tillräckliga resultat.
  • Projektet hamnar i tidsbrist.

Exempel på externa risker:

  • Förändring i lagstiftning.
  • Politisk och ekonomisk utveckling i omvärlden.

Framgångsfaktorer vid planering och genomförande av projekt

Nu har vi gått igenom viktiga steg i planeringsprocessen för ett projekt och vi hoppas att du har fått en bra bild och några goda tips om hur du utvecklar ett bra projekt.

Förhoppningen är att projektidén, genom att följa de olika stegen ovan, ska utmynna i detaljerad projektplan eller beskrivning. Projektplanen är sedan en bra bas om du ska ansöka om medel från Region Kalmar län eller andra finansiärer såväl som för ett lyckat genomförande och en god uppföljning.

Nedan har vi sammanfattat några viktiga delar att ha med dig i det fortsatta arbetet.

  • Ett tydligt ägarskap och ägardirektiv, det vill säga på vems uppdrag utvecklar och driver du projektet? Samägarskap är viktigt vid större samverkansprojekt.
  • En engagerad och målinriktad styrgrupp med förankring i projektägarens och intressenternas respektive organisation.
  • Tydliga roller och ansvarsfördelning inom projektet såväl strategiskt som operativt.
  • En väl definierad målgrupp som är delaktig och påverkar i hela planeringsprocessen.
  • En projektplan med SMARTa mål, det vill säga specifika, tydliga, mätbara, accepterade, realistiska och tidsbegränsade.
  • En plan för implementering, det vill säga hur du ska ta om hand och nyttja resultaten efter projektet är slut, huruvida du ska integrera de i ordinarie verksamhet och hur (ansvar, finansiering, operativt).
  • En brett utvecklad och väl förankrad kommunikationsplan med tydlig genomförandeplan och resursfördelning.
  • Ett aktivt kommunikationsarbete, att ha en fungerande intern och extern kommunikation är viktigt för ett lyckat genomförande och förankring.
  • Lärande och reflektion.